נוכחים: הילה רונן דבי - יו"ר, תמיר ניר, חני אמסלם, דורית שטרית, ליאת סיקרון, מלי דורון, גילת ספייב, ששון שבו, עדית ג'אנה (מ- 20:11)
לא נוכחים: יפעת אורן, דניאל שוקרון, נילי רונן לוי, דני טאובר, מיכל כהן כרמלי.
נוכחים חברי ועדת ביקורת: הילה בר הויזמן, יעקב פולק.
נוכחים שאינם חברי הנהלה: ציפי סקטון - בקרית כספית, שי הופמן - מנכ"ל, נעמי סלינג'ר - מנהלת כספים, יונית גולד.
על סדר היום:
סעיף זמן נושא
1 19:30-20:15 פתיחה וסבב סיכום שנה.
2 20:15-20:50 אישור תקציב 2024 של המנהל הקהילתי.
3 20:50-21:10 היכרות עם אגף הכספים של המנהל.
4 21:10-21:15 אישור פרוטוקולים.
5 21:15-21:30 שונות וסוף ישיבה.
1. פתיחה וסבב סיכום שנה
חברי/ות ההנהלה התייחסו לתחושת הקהילתיות בשכונה, יוזמות, פעילויות וסדנאות לכלל האוכלוסייה, יצירת חיבורים ושיתופי פעולה רבים יחד עם צוות המנהל הקהילתי וכו'.
2. אישור תקציב 2024 של המנהל הקהילתי
נעמי הציגה באופן כללי את תהליך בניית התקציב – איסוף נתונים בסיסיים, בניית תקציב ראשוני, טיוב יחד עם מנהלי אגפים, דיון ראשוני בוועדת כספים והצגת נתונים בהנהלה.
הצלחות לשנת 2023 – עמידה ביעדי תקציב, קבלת תקציבים משמעותיים לשיפוץ המנהל הקהילתי, פעילות למען תושבים בזמן חירום וחזרה מהירה לשגרה בתקופת מלחמת חרבות ברזל.
אתגרים לשנת 2024 – סיום פרויקט שיפוץ חזות המנהל הקהילתי והחזרת כל הפעילויות, סיום פרויקט בניית מעלית במבנה המרכזי ותחילת בניית מעלית בבניין הספורט, שנת חוסר ודאות בשל מלחמת חרבות ברזל ובחירות לעיריית ירושלים.
הכנסות התקציב תוקצבו באופן שמרני וקפדני עקב אי הוודאות בעקבות מלחמת חרבות ברזל ושיפוץ המנהל הקהילתי. ההוצאות תוקצבו בהתאם להוצאות בפועל בשנת 2023, נוסף תקציב ייעודי עבור אוקטובר 2024 וכן עבור פרוגרמה בית הועד.
נעמי הציגה את התקציב באופן מרוכז לפי חלוקה לאגפים, וע"פ הנדרש הסבירה ופירטה נתונים.
בנוסף הוצג לחברי ההנהלה סימולציה של רווח והפסד חודשי בגין סגירת המנהל עקב המלחמה.
בכל חודש שי ונעמי בודקים דוח ניצול תקציב באופן מפורט ולאחר מיכן הדוח נשלח לציפי סקטון בקרית כספית של המנהל, מבקרת ובודקת התנהלות תקינה.
ציפי מציינת כי המנהל מנוהל בצורה טובה ומקצועית.
אישור תקציב לשנת 2024:
הצביעו בעד - הילה רונן דבי – יו"ר, תמיר ניר, חני אמסלם, דורית שטרית, ליאת סיקרון, מלי דורון, גילת ספייב, ששון שבו, עדית ג'אנה.
אושר תקציב לשנת 2024.
3. היכרות עם אגף הכספים של המנהל הקהילתי
תפקיד מערך הכספים לנהל את כלל הנושאים הכספיים של המינהל הקהילתי, לפעול עפ"י כללי ניהול תקין ולשמור על האיתנות הפיננסית של המינהל.
נעמי סלינג'ר – מנהלת כספים של מנהל הקהילתי הציגה בפני חברי ההנהלה באופן כללי את תפקידה ותחומי האחריות שלה, ניהול תקציב בהתאמה לכל מחלקה לפי תכנית עבודה של הרכזים, מעקב ובקרה של התקציב, דוחות כספיים, הגשת מסמכים לרשם העמותות לצורך ניהול תקין, דוחות בקרה, וגיוס משאבים – קולות קוראים, הגשת דוחות לקבלת תקציבי עירייה, הגשת מסמכים לקבלת מענקים ועוד.
רחל ברזני מנהלת חשבונות אחראית בתחום הרכש והנהלת חשבונות שכולל קליטת נתונים, תשלומים לספקים, התאמות, הפקת קבלות דיווחים לרשויות המס והכל מבוצע ע"פ נהלים כפי שנדרש בחוק ניהול ספרים ורשם העמותות.
יונית גולד – כוח אדם ושכר, הציגה בפני חברי ההנהלה באופן כללי את תפקידה ותחומי האחריות שלה, קליטת עובד והקמתו בכל מערכות השכר, הכנת תלושי שכר, הפרשות לקופות וסיומי העסקה. בנוסף קיימת בקרה על כל מערך המזכירות שמתנהל באופן תקין מעקב אחר גביית חובות.
המנהל עבר ביקורות מקיפות מגורמים שונים וכולם עברו בהצלחה.
4. אישור פרוטוקולים
פרוטוקול ישיבת הנהלה מיום 22.11.2023 – אושר בוואצאפ.
אישור פרוטוקול ועדת כספים מיום 11.12.2023 תקציב 2024.
הצביעו בעד – הילה רונן דבי – יו"ר, תמיר ניר, חני אמסלם, דורית שטרית, ליאת סיקרון, מלי דורון, גילת ספייב, ששון שבו.
נמנעת - עדית ג'אנה.
5. שונות וסוף ישיבה
הילה ושי: התקבל תקציב לצורך הכשרת חברי הנהלה עם רן גביש (יועץ ארגוני). מטרת ההכשרה טיוב עבודת ההנהלה (בתוך ההנהלה ועם תושבים/ות), עדכון מטרות ההנהלה לאור ההישגים והאתגרים בשנתיים וחצי, קבלת כלים בהתאם וכו'.
נפתח קורס דירקטורים של החברה למתנסים, קיימת אפשרות לחבר/ת הנהלה להשתתף בקורס.
תמיר ניר ביקש סיוע בגיוס כספים לצורך רכישת ציוד עבור כיתת כוננות.