פרוטוקול ישיבת הנהלה בתאריך 10.5.23
נוכחים: רון לרמן - יו"ר, הילה רונן דבי, ששון שבו, מלי דורון, דניאל שוקרון, נילי רונן לוי , ליאת סיקרון, גילת ספייב.
לא נוכחים: עמיר סגל ,עדית ג'אנה , אריאלה צוויקל , יפעת אורן, לאה בלס , מיכל כהן כרמלי.
נוכחים שאינם חברי הנהלה: שי הופמן - מנכ"ל, יעקב פולק - ועדת ביקורת, אסנת אלקובי - פרוטוקול.
על סדר היום:
סעיף זמן נושא
1 19:30-19:40 אישור פרוטוקולים. 2 19:40-20:40 מרכז מוזיקה חדש באחריות המנהל. 3 20:40-21:00 עבודה משותפת על תוכנית שיפור.
אישור פרוטוקולים
אישור פרוטוקול ישיבת הנהלה 22.03.23 - כולם בעד.
אשרור פרוטוקול ועדת כספים 22.03.23 (בחירת רו"ח להילחם עבורנו על מנת לא להחזיר את המענק מרשות המיסים) - כולם בעד.
פרוטוקול ועדת כספים 03.04.23 (בחירת מפעיל ליום העצמאות) - כולם בעד.
מרכז מוסיקה חדש באחריות המנהל
ביקשנו מסגן ראש העיר וראש העיר באופן מובהק שיתייעצו איתנו על כל ההקצאות של השטחים והמבנים ברחבי השכונה, רוב ההפרשות של צרכי ציבור הולך לגנים וחינוך, הפעם בעקבות הבקשה שלנו לשלוחה הציעו לנו הרחבה של המינהל לצרכי מוזיקה. מרכז מוזיקה בהקצאה של מטר בפרויקט "מגדל בית הכרם" בין חזון ציון, הרצל וולפסון, פרויקט שהתנגדנו אליו אך התקדם וכרגע רוצים להחליט למה לייעד את החלק שיהיה ציבורי.
הכוונה היא שמרכז המוסיקה יהיה באחריות המנהל, הפעילות תתבצע ע"י מפעיל חיצוני או ע"י המנהל שזאת אופציה פחות טובה כי אין לנו את המיומנות והכישורים לכך, לכן בדקנו את ההיתכנות מול 2 מפעילים גדולים שהם קונסרבטוריון רון שולמית והאקדמיה למוסיקה, ההצעה של האקדמיה יותר אטרקטיבית עם יותר אופציות, אנחנו מדובר על תקופה שיכולה להיות כ-5 שנים עד שהמרכז יבנה וכמובן כאשר נתקרב להשלמת בנייתו נצא להליך התקשרות מסודר שכולל הכנת תוכנית של המינהל בהתבסס על מודלים דומים.
המקום ישמש גם אותנו לשימושים נוספים, בין היתר חוגי המוסיקה שלנו - המקהלות וכו', וגם שימוש מינהל כמו מפגשי תושבים וחוגים שניתן לעשות גם במרכז מוזיקה מותאם אקוסטית.
החוזה הבסיסי מול מפעילים הוא 30-70, המינהל מקבל 30% והמפעיל 70% מתוך הפדיון, ככל שיש יותר נרשמים כך עדיף ויותר תושבים נהנים מהחוג, המינהל אחראי על פרסום, רישום, תחזוקה וכו'.
הצבעה - מי בעד לאשר לקיחת אחריות על מרכז מוזיקה כחלק מ"מגדל בית הכרם":
אושר פה אחד
עבודה משותפת על תוכנית שיפור
המנהל נכנס לתקופה מאתגרת של שיפוץ, אחרי תקופה של שנתיים בהנהלה עם לא מעט הצלחות אך גם דברים שאנחנו כהנהלה לא רואים שהושגו ע"י המינהל, בזמן זה נכון להתמקד בשאיפות לשיפור דברים שחשובים לנו כהנהלה, בין אם דברים שהגענו איתם להנהלה או דברים שאנחנו רואים עכשיו מתוך הניסיון.
אחרי בדיקה כיצד הדברים אפשריים מבחינה מקצועית, טכנית ותקציבית נציב אותם כיעדים שעל המינהל לעמוד בהם.
רון מציג את תוצאות הסקר שנעשה מול התושבים עלו נושאים נושאים שגורמים לנו להתמקד ב5 תחומים:
א. ניהול כוח אדם.
ב. פרסום וקשר עם התושב.
ג. תחזוקה וניקיון מבנה.
ד. הנהלת המינהל וועדותיה.
ה. הרחבת המענים לתושבים.
א. ניהול כח אדם
בישיבה הקודמת שמענו על פעילויות של הרכזים, לא כל התושבים חשופים לזה וחשוב להרים ולפרגן להם. צריך לתת דגש על גיוס עובדים ולהשקיע בזה יותר מאמץ, חשוב שלעובד תהיה אפשרות למי לפנות עם תלונות. יש צורך לתאם ציפיות ולהגדיר לעובד את תפקידו ביחד איתו, בהבנה והסכמה משותפת איך הוא רואה את תפקידו ותוך כדי שמירה לאפשר אופציות לתחומי אחריות נוספים מבלי להגביל את העובד. לכל ישיבת הנהלה יגיעו 2 עובדים שיציגו את תפקידם ותוכנית עבודתם עד שההנהלה תכיר את כל העובדים, אנחנו מצפים לאייש כל תקן פתוח באופן מיידי ככל האפשר, יש תיסכול מהזמן שלקח לאייש רכזת קהילה לדורות, גילת מסבירה שקיימים חוסרים של עובדים סוציאליים, ישנם דרישות שמגבילות על קליטת עובד חדש. המינהל יבצע בין העובדים סקר שביעות רצון בלתי תלוי ואנונימי (לבחירת העובד) בכל חצי שנה כדי לראות את כל התחומים שיש להשתפר בהם על מנת שלעובדים יהיה מה שהם צריכים להצליח בתפקידם ולגלות בעיות שאנחנו לא חשופים אליהם.
ב. פרסום וקשר עם התושב
כבר לפני שנתיים כשנכנסנו לתפקיד דיברנו על הנושא, מאוד חשוב לנו שתושבים ידעו מה המינהל עושה, מה קורה במרחב השכונה, להזים מידע מוטעה שמופץ, גם רכזים רלוונטים יקבלו את הכלים לעשות בעצם קשר עם התושב.
מניתוך בסיסי, רק כ3,500 תושבים נחשפים לפרסומים שלנו ברשתות (מייל, פייסבוק, וואטסאפ, לוחות מודעות במינהל) שהם כ25% מהתושבים בין גיל 13 עד 75, אנחנו יכולים וצריכים להכפיל את המספרים, זה שירות שלנו לתושבים.
הפלטפורמות והמיתוג של המינהל מיושנות ודורשות חידוש ומיתוג מחדש, חשוב לבנות מערכת שעובדת מהר, העיצובים יוצאים מהר, פרוטוקולים ומידע לתושבים עולה באופן מיידי ומדויק.
יוגדר בעל תקפיד שנותן מענה לשאלות תושבים בפייסבוק, בוואטסאפ גם באופן פרואקטיבי ומברר מול רכזי המינהל והעירייה כדי לתת לתושבים את המענים.
ג. תחזוקה וניקיון מבנה
המבנים שלנו מיושנים, השירותים לא מנוקים כמו שאנחנו רוצים, יש הרבה לכלוך בסביבה ובמיוחד אחרי השיפוץ אלו דברים שצריכים לקבל מענה קבוע.
שיפוץ בית הוועד ביקשנו מעיריית ירושלים וראש העיר תקציב לשיפוץ המבנה החיצוני הובטח לנו שנקבל אבל פתאום עכשיו נאמשר שאין, אמנם הושקעו כספים באולם בית הוועד אבל צריך לעשות את המקום יותר חי, המועצה לשימור אתרים מסכימה לעזור ולתמוך כלכלית צריך לכך תיק תיעוד, פרוגרמה ומדידה. המועצה מבקשת שהמנהל ישלם את המדידה וזאת לצורך רצינות. מבקשת את אישור ההנהלה כחלק מתוכנית השיפור. - נבדוק מה ההתערבות של המועצה בשותפות כזאת ועד כמה בית הוועד נשמר לטובת פעילות שמשרתת את התושבים ולא קבוצות מטיילות שמגיעות מבחוץ בנוסף ועדת כספים תבדוק מה המקורת התקציביים האפשרים כחלק מההתחשבות בשינויים הרציניים הצפויים בתקציב בעקבות השיפוץ.
נמשיך לדון על הסעיפים הבאים והעדכונים בשלושת הסעיפים הנ"ל בישיבת ההנהלה הבאה.