פרוטוקול ישיבת הנהלה בתאריך 22.3.23
נוכחים: רון לרמן – יו"ר, הילה רונן דבי, מלי דורון, דניאל שוקרון, גילת ספייב (עד 21:00), מיכל כהן כרמלי, עדית ג'אנה (מ-19:42), נילי רונן לוי (מ-19:45), עמיר סגל (מ-19:55), תמיר ניר (מ-20:20).
לא נוכחים: לאה בלס, ליאת סיקרון, אריאלה צוויקל, יפעת אורן, ששון שבו.
נוכחים שאינם חברי הנהלה: שי הופמן, עמיר ליס, אסנת עבודי (עד 20:10),
חיים דואק – מבקר פנים , אור זכאי – ביקורת פנים (מ-20:30 עד 20:55, סעיפים 3 עד 5)
על סדר היום:
|
נושא |
זמן |
סעיף |
|
אישור פרוטוקולים. |
19:30-19:40 |
1 |
|
הכרות, הצגת הגדרות תפקיד, עשייה ותוכניות עבודה - עמיר ליס מנהל יחידת הנוער ואסנת עבודי מנהלת מועדון הגיל השלישי. |
19:40-20:10 |
2 |
|
אישור נוהל גביה. |
20:10-20:20 |
3 |
|
הצגת דו"ח הביקורת הפנימית בנושא ניהול רכש. |
20:20-20:35 |
4 |
|
הצגת תוכנית לדו"ח הביקורת הבא. |
20:35-20:45 |
5 |
|
מעקב הבטחות ובקשות מביקור ראש העיר. |
20:45-21:10 |
6 |
|
אישור מדיניות נטיעת עצים. |
21:10-21:20 |
7 |
|
עדכוני מנכ"ל המינהל. |
21:20:21:30 |
8 |
|
הרמת כוסית לחג הפסח. |
- |
- |
- אישור פרוטוקולים
אישור פרוטוקול ישיבת הנהלה 15.02.23 – אושר פה אחד.
אשרור פרוטוקול ועדת כספים 21.02.23 – אושר פה אחד.
אשרור פרוטוקול ועדת כספים 27.02.23 – אושר פה אחד.
אשרורפרוטוקול ועדת כספים 15.03.23 – אושר פה אחד.
- הכרות, הצגת הגדרות תפקיד, עשייה ותוכניות עבודה:
עמיר ליס מנהל יחידת הנוער ואסנת עבודי מנהלת מועדון הגיל השלישי. *נספח א'
- אישור נוהל גביה- הצבעה לגבי הסדר הגבייה החדש: *נספח ב'
בהמשך להמלצת הביקורת לעדכון ואישור נוהל גביה מפורט בכלל הנושאים בינהם טיפול בתקבולים, אמצעי תשלום, רישום ותיעוד, גביית חובות וזיכויים.
מוצע לאשר נוהל גביה מעודכן:
- גילת ועדית נמנעו, כל יתר הנוכחים הצביעו בעד.
- הצגת דו"ח הביקורת הפנימית בנושא רכש ע״י המבקר:
היה שיתוף פעולה טוב והתקבלו כל הנתונים שבוקשו בצורה מסודרת, העמידה בנהלים גבוהה, קיים פער בין נהלי החברה למתנסים לבין הנוהל שקיים במינהל כדי להתאים אותו. מתקיים תהליך רכש מסודר ומתועד וכל המסמכים קיימים. הביקורת ממליצה:
1. לעדכן את תקרת סכומי הוצאות שמתעדכנים כל שנה ע"י החשכ"ל.
2. לייעל הוצאות קטנות לאורך השנה על ספקים ולאחד לכדי מכרז מסודר לפי קטגוריות לפי הסכום המחויב במכרז.
3. לוודא הסכמי התקשרות עם ספקים כולל היבטי ביטוח.
4. להוסיף חתימת רכז על חשבונית המס לאחר קבלת השירות המדובר. - יושם באופן מיידי.
- הצגת תוכנית לדו"ח הביקורת הבא:
ועדת הביקורת מציגה כי ההמלצה שלה לנושא הביקורת השנתי הוא השכר ומשאבי האנוש.
ההנהלה מאשרת לרכז את דו"ח הביקורת הקרוב בנושא זה:
– אושר פה אחד.
- מעקב הבטחות ובקשות מביקור ראש העיר *טבלה בנספח ג'.
עוברים על כלל הנושאים
אנחנו עושים פולואו-אפ ע"י כך שטבלה של - מה ביקשנו, מה הובטח לנו, מה קויים ומה חסר תישלח ללשכת ראש העיר ותיקבע פגישה בהמשך, בנוסף לדברים שגם לא עלו בפגישה הקודמת כמו משמר שכונה עם בסיס משטרה שכונתי ודברים נוספים שעלו מאז.
- אישור מדיניות נטיעת ושימור עצים.
רואים הרבה אתגרים בנושא הזה, תאוצת הבניה, עקירות משטחים ציבוריים ופרטיים שהתרבו לאחרונה.
המסמך מכיל הסתכלות רחבה על המרחב ועל השפעת הדבר על גורמים עירוניים.
תת ועדת העצים תחת ועדת תכנון יצרה מדיניות גם באופן כללי עבורנו וגם בכדי להביא את המסמך לעירייה, ללא משמעות סטטוטורית כרגע, המסמך עבר את ועדת התכנון בשיתוף מחזיק תיק איכות הסביבה בעירייה ומובא לאישור ההנהלה.
הצבעה על אישור המסמך כמדיניות המינהל הקהילתי - התקבל פה אחד. - עדכוני מנכ"ל המינהל:
- פריצות למינהל הקהילתי – נודע לנו בתקופה האחרונה שבכל סוף שבוע יש פריצה של בני נוער לתוך המינהל, לפני פורים הייתה פריצה שהרסו את כל הקישוט שהיה במינהל, ביום שישי לפני שבועיים הייתה פריצה חמורה יותר עם ונדליזם של מכונת השתייה, גניבה של ציוד ועוד, פורום חינוך מעודכן וחושב יחד על פתרונות כמו תגבור והקמה חזרה של סיירת הורים ועוד, הוגשה תלונה במשטרה כולל שמות שזוהו, הנושא בחקירה ויש כבר בני נוער שהודו ונמצאים בהליכים.
- שיפוץ המינהל הקהילתי – בשעה טובה אנו הולכים לקבל תקציב של מעל 2 מליון ₪ לפרוייקט הנראות של המינהל, עבודה מאומצת של שנתיים וחייבים להודות גם לאגף חברה על התמיכה וההבנה שלהם על המצב של המינהל.
- עובדים חדשים – שמח לעדכן על כניסה של של רכזים חדשים
עמית שנפ – מתכללת גיל שלישי דרך קהילה לדורות
מזכירה חדשה – תיכנס לעבודה לאחר פסח
רכזת בלי פורמלי – מאיה פינטו התחילה חפיפה
והם מצטרפים לעובדים החדשים:
ענבר הומינר – רכזת משפחות צעירות
אורי בן ציון – רכז צמי"ד - רישום למעונות – יש 80 רשומים לגני המינהל נשארו מקומות אחרונים (כ-5)
הרישום למעון – שולמית מנהלת המעון אוששה את המעון בצורה מצויינת, לכיתת התינוקת יש רישום עודף ויש ועדות קבלה, לכיתת הפעוטות בוגרים נשארו מספר קטן של מקומות אנו מפרסמים זאת דרך קבוצת הורים בשכונה על מנת שיכנסו ילדי שכונה.
- גדר בין בית ספר זיו למינהל הקהילתי– היום החלו בבניית הגדר שמפרידה בין המינהל לבית הספר, יש התרחשות בפייסבוק על הנשוא, חשוב להבהיר המינהל היה נגד בניית הגדר וגם הבית ספר התנגד בהתחלה, יו"ר המינהל ומנכ"ל המינהל היו בפגישות שונות לבטל את הגדר שיוצרת תחושה של כלא ולא מוסיפה תחושה טובה למרחב הציבורי.
בפגישה שהתקיימה עם כלל הגורמים קב"ט משרד החינוך עידכן והודיע שעל פי חוק הגדר תבנה וזאת גם ללא הסכמת המינהל, הנושא הובהר גם לעיריית ירושלים שאין אפשרות אחרת.
לכן המינהל דרש את התוכנית לגדר על מנת לאשר אותה בהנהלה ולראות תוכנית מפורטת, לצערנו התוכנית לא הוגשה להנהלה ומיקום הגדר נבנית בימים אלו על בסיס המקום הכי פחות גרוע. - היו אירועים רבים בתקופה האחרונה:
פרוייקט 100 שנים 100 הרצאות
פורים - פורימון (בית הכרם, אלעד) מסיבות פורים ועוד.
יום המעשים הטובים – אירועים רבים
פברואר יוצא מן הכלל – ריצה של בני נוער עם עיוורים, הרצאות, עמיתים לנוער בכנסת, יום חילופי שלטון, ועוד
סיור בכנסת של מועדון מופ"ת
פתיחת תערוכת ציורים ועוד..