נוכחים: רון לרמן- יו"ר הנהלה, הילה רונן דבי- ממלאת מקום יו"ר , ששון שבו, מלי דורון, דניאל שוקרון, נילי רונן לוי , לאה בלס , מיכל כהן כרמלי. ליאת סיקרון,גילת לביא ספייב תמיר ניר (19:40)
לא נוכחים: עמיר סגל ,עדית ג'אנה , אריאלה צוויקל , יפעת אורן
נוכחים שאינם חברי הנהלה: שי הופמן, רחלי קלטר
על סדר היום:
סעיף זמן נושא
1 19:30-19:40 אישור פרוטוקולים
2 19:40-19:50 הקמת ועדת צרכים מיוחדים ברשות נילי רונן לוי
3 19:50-20:20 מועדים והשלכות לבניית המעלית ושיפוץ הנראות
4 20:20-20:30 עדכון על דרישת מס הכנסה להחזר מענק
5 20:30-21:30 פתרון בעיות כוח האדם
אישור פרוטוקולים
אישור פרוטוקול ישיבת הנהלה 26.12.22
בעד- רון לרמן, הילה רונן דבי, מלי דורון, דניאל שוקרון, נילי רונן לוי , לאה בלס , מיכל כהן כרמלי.
נמנע- ששון שבו
פרוטוקול ועדת כספים 19.12.22 -המלצה אישור תקציב.
בעד- רון לרמן, הילה רונן דבי, מלי דורון, דניאל שוקרון, נילי רונן לוי , לאה בלס , מיכל כהן כרמלי.
נמנע- ששון שבו, רק לאחרונה חזר מחופשת מחלה ולא התעדכן בכלל הדברים.
פרוטוקול ועדת כספים 4.1.23
נידון עלות ערב מספרי סיפורים, עניין העלויות הוסבר כי באירועים גדולים בהם יש אומן מפורסם כלשהו שיש לו רק אמרגן אחד הוא ספק יחידי שקובע את המחיר לאותו אמן. וכן על כך שלצערנו כאשר מדובר על אירוע של העירייה או המינהל קהילתי המחיר שנדרש לרוב גבוה יותר מאירוע לארגון פרטי, התקציב המדובר ייועד לערב מספרי סיפורים וזה לא שחיסכון שלו היה מאפשר הקצאה שלו למשהו אחר.
הוצגו נתונים והנושא הובהר, מלי מבקשת לציין בפרוטוקול שהמחיר גבוה מדיי.
בעד- רון לרמן, הילה רונן דבי, ששון שבו, דניאל שוקרון, נילי רונן לוי , לאה בלס , מיכל כהן כרמלי.
נגד-מלי דורון
נמנעת-ליאת סקרון
הקמת ועדת צרכים מיוחדים בראשות נילי
הובהר כי מטרת הוועדות שתחת ההנהלה היא להפגיש את חברי ההנהלה, הצוות והתושבים באופן מתמשך על נושאים שעולים מהשטח, לוועדות אין סמכות להחליט על שינוי תקציב או שינוי מדיניות אלא רק להמליץ להנהלה.
-נבחר רכז צמיד חדש בתקן שנפתח לראשונה שנה שעברה, שמו אורי בן ציון והתחיל לעבוד לפני כשבוע.
אנחנו עושים יותר ויותר פעילות לאוכלוסיות שונות לדוגמה - ברגעים אלו באולם כניסה מתנהל אירוע של סינמה נפש, מתמודד נפש מהשכונה מספר את סיפור חייו ואת ההתמודדות שמלווה אותו בחיי היום יום. כחלק מתוך פעילות פברואר יוצא מן הכלל.
אישור הקמת ועדת צרכים מיוחדים בהובלת נילי רונן לוי - כולם בעד פה אחד.
שיפוץ המנהל נראות ומעלית.
פעלנו רבות כדי להנגיש את המינהל בעזרת והצלחנו בשעה טובה שכלל התנאים הכוללים תקציב, תוכנית מאושרת והיתר יתקבלו ועכשיו מועדי השיפוץ נמצאים על הפרק:
על פי הקבלן ומוריה השיפוץ אמור להמשך כ3 חודשים, בביקור ראש העירייה הובטח לנו כ4 חודשים ולכן אנחנו יוצאים מנקודת הנחה זהירה כי השיפוץ יכול להמשך בין 4 ל5 חודשים, תלוי בהיקף שעות העבודה.
החלופות הן:
א. התחלה מיידית ב1/4/23 וסיום משוער בין ה1/8/23 ל1/9/23
ב. התחלה ב1/7/23 וסיום משוער בין ה1/11/23 ל1/12/23
קיים אתגר מאוד גדול בקשר לתאריך התחלת השיפוץ, העירייה דורשת שהשיפוץ יתחיל באופן מידי בעקבות שיקולי שיפוצים נוספים שהעירייה עושה וחשש מתביעות נגדם ולפיהם אין לדעת מה יהיו ההשלכות למקרה שהשיפוץ ידחה.
אם השיפוץ מתחיל מיידית אין אפשרות להפעיל את הגנים בגלל רעש מפטיש אוויר וכלים כבדים המשמשים להריסה ויצטרכו להשתמש בו לפחות במשך חודש של עבודות מאוד רועשות, כמו כן לא תיתכן שום פעילות במתנ"ס בתקופה הזו. בנוסף מי שעשוי להיפגע הוא בבית ספר זיו שבדיוק מתחילים תקופה של בגרויות ומתכונות.
אם השיפוץ ימשך בין מרץ לאוגוסט בחודש הרמדאן הפועלים לא יוכלו לעבוד שעות רבות מה שמצמצם את ימי העבודה וכן בפסח חול המועד קצר, אם נקיים את השיפוץ בחודשי הקיץ החל מיולי ועד נובמבר יהיה לנו זמן למצוא פתרון לגני הילדים גם בחודשים בהם חלק ממבני החינוך ריקים.
גם מבחינת בית ספר זיו האופציה היחידה שאפשרית היא שהשיפוץ ייעשה בחודשי הקיץ.
אם השיפוץ יערך בחורף עלות מוערכת של ההפסד כ370 אלף שקל, ואם השיפוץ יתרחש בתקופת הקיץ עלויות ההפסד מסתכמות ב251 אלף שקל.
אם דוחים את השיפוץ יש סכנה של תביעה על אי קיום חוק הנגישות, ואם אנחנו נתנגד לשיפוץ ויתבעו את העירייה אין לדעת מה יהיו ההשלכות לכך, ומהצד השני יש סכנת תביעה גם בפינוי עכשיו של הגנים.
לוקח כחצי שנה מאז הזמנת המעלית עד שהיא מגיעה ועדיין לא נחתם חוזה רכישה כך שיתכן וגם אם יתחילו באפריל נישאר בספטמבר עם פיר ריק וללא הנגשה
צריכה לקום מחאה גם מההורים בית הספר והמנהל.
נבצע פניה לנציבות הנגישות לקיים פגישה יחד עם מאיימי התביעה כדי להידבר על דחיית השיפוץ ולהסביר שגם אנחנו רוצים את ההגנשה, כמו כן דרישת הנציבות לא התחשבה בשאר השיקולים שדיברנו עליהם כרגע.
החלטה: לדרוש את תחילת העבודות ב1/7 - כולם בעד פה אחד.
המשך בתחומי הנגישות והשיפוצים:
- בית הועד הונגש במעלון לכסאות גלגלים ואחרי שהופעל לחץ יורכב על גבי המעלון גם כיסא שיוכל לשמש גם אנשים בעלי מגבלה שלא משתמשים בכיסא גלגלים.
- בנוסף למה שראש העירייה הצהיר על הצורך בשיפוץ עומק, התקציב שכן קיים הוא שיפוץ הנראות, על מנת שהמינהל לא יהיה מיושן וכן מזמין עד לרמה שהוא מתחרה בשוק הפרטי ונותן שירות נעים כמה שיותר, הצגנו את שיפוץ הניראות בישיבות הקודמות, הבהרנו שיש צורך גם בשיפוץ הקומה העליונה ולא רק קומה אחת, התקציב הנדרש הוא 2.4 מיליון ש"ח.
ביקשו לבדוק את נושא הוספת פינת קפה לבאים.
כאשר נקבל את התקציב ומועד המעלית יקבע נביא לידיעת התושבים את כלל הפרטים, חשוב שיכירו את התוכניות, וידעו על השינויים הצפויים. וראשונים ההורים שנרשמו לגנים שלנו לשנה הבאה.
- מתחם נינג'ה - גל ירדני פועל שנים עם המינהל ורוצה להקים מתחם נינג'ה בשטח המנהל, במקום מגרש הסקוואש הנטוש, ההשקעה של פרויקט זה עשויה לעלות כחצי מיליון שקל שתהיה בהשקעה שלו בלבד כאשר הפעילות עצמה תחזיר לו תוך כמה שנים את ההשקעה, גל מריץ אישורים ומנסה להתחיל הפעלה כבר בפסח הנושא ידון בוועדת הכספים ויוצג גם להנהלה, בינתיים ציפי, שי ונעמי דנים בנושא.
הדבר עשוי להיות עוגן כלכלי חשוב למינהל, גל בודק את כל האישורים הנדרשים מול העירייה.
דרישת מענקים מרשות המיסים
ליידוע - קיבלנו כ300 אלף שקל מענק קורונה בגלל ירידה בפעילות ועכשו הם מבקשים כ100 אלף שקל בחזרה, הנושא נמצא בבדיקה והוא ברמה הארצית. ועדת הכספים תדון בנושא.
פתרון בעיות כוח האדם
כהנהלה אנחנו מגדירים מדיניות, סדרי עדיפויות, יעדים וציפיות. צוות המינהל בהנהלתו של שי נדרשים לבצע אותה.
מאז שנכנסו כהנהלה ראינו כיצד חלק מהציפיות שלנו כהנהלה אינן מתקיימות, דבר שהחמיר בחודשים האחרונים ודורש פעולות קריטיות באחריות שי ובגיבוי ההנהלה כדי לשקם ולהרים את המינהל.
הקווים המנחים הראשוניים להתנהלות המיטבית להמשך דרכנו הם:
1. יוצג מבנה ארגוני מעודכן, הכולל את הגדרות התפקידים ותוכניות העבודה כתובות, יינתן מקום מכובד לעובדים להציג את הדברים בעצמם להנהלה ולייצר הכרות חיובית.
2. תקשורת בין חברי הנהלה לעובדים תהיה במסגרת הוועדות המקצועיות ותחומי האחריות בתיאום ויידוע שי כמנהל, עובדים יונחו לא לערב פעילות פוליטית במיוחד בשנת בחירות בהתאם להנחיות העירייה.
3. קווים אדומים בתרבות הארגונית יוגדרו באופן מפורש מול כלל העובדים, הכוללים: דיווח אמין על שעות עבודה, השתתפות בישיבות ופעילות צוות, הסכמה להגדרות התפקיד ועמידה בהן, עמידה בתנאי חוזה העבודה ודיני העבודה.
4. יינתן דגש רב יותר לגיוס ואיוש תפקידים, פרסום בכל הפלטפורמות והשקעת משאבים גם על ידנו וגם על ידי החברה למתנ"סים והעירייה על מנת לא להישאר עם חוסרים קריטיים.
5. על מנת לאפשר לעובדים מקום להתלונן באופן חופשי, יובהר כי לאה בלס, המנחה המחוזית של שי מטעם החברה למתנ"סים תוצג לעובדים ככתובת לתלונות כפי שכבר היום היא משמשת, ובמסגרת האחריות והניסיון הרב שלה היא תברר כל תלונה.