פרוטוקול ישיבת הנהלה 31.10.22
נוכחים: רון לרמן- יו''ר המינהל, הילה רונן דבי- מ''מ יו''ר, מלי דורון, תמיר ניר, ליאת סיקרון, דניאל שוקרון, ששון שבו.
נוכחים שלא מן המניין:שי הופמן מנכ''ל, רחלי קלטר- מזכירה, הילה הויזמן- ועדת ביקורת.
נעדרים: עמיר סגל, עדית ג'אנה, גילת לביא ספייב, אריאלה צוויקל, יפעת אורן, מיכל כהן כרמלי.
על סדר היום
1. אשרור פרוטוקול ישיבת הנהלה
2. אשרור פרוטוקולי ועדות כספים וכוח אדם- בהתאם להנחיות היועץ המשפטי
3. הצגת חגיגות המאה
4. הקמת ועדה לקידום נגישות
5. הצגת כנס שיתוף תושבים בתוכניות העבודה ל2023.
6. הסבר על תקציב אירועי מורשת ודיון על קווים מנחים לפרסומים.
7. סקירת פעילויות יו''ר המנהל והצגת התכנון לביקור ראש העיר.
8. סקירת פעילויות מנכ''ל המנהל.
1. אישור פרוטוקול ישיבת הנהלה
רון- הפרוטוקול שמאושר הוא פרוטוקול מתומצת, כמה שיותר רחב בלי חזרתיות, מה היה כיוון השיח- כאשר נאמר משפט מסוים ונרדפו מילים נרדפות בפרוטוקול, הדבר החשוב הוא לשקף את רוח הדיון. חשוב במיוחד שיהיה דיוק מי הצביע ומה ההחלטה שהתקבלה, מי בעד ונגד.
דני- מוכן ללמד את מי שאחראי על כתיבת הפרוטוקול- הפרוטוקול יכלול את תמצית הדברים.
הילה הויזמן- חשוב שיהיה סיכום החלטות על הפרוטוקול.
דני-לכתוב את הבסיס לקבלת ההחלטות, לעיטים יש בסיס עיוני שישקף את רוח הדיון.
רון- כדאי להוסיף הצעות שנאמרו.
ששון- גם בסיורים שנעשים לא כותבים כל מילה שנאמרת וכותבים את הסיכום ואם למישהו יש הערה מוסיפים אותה.
רון- אין בעיה שלא יהיה רישום שמי, ועל מנת לשפר את יכולת כתיבת הפרוטוקול יישלח לפני שהוא עולה לסדר היום ונחתם לדני, הילה ומי שיבקשו כדי שיוכלו לתת הערות.
אנחנו נצביע-מעלים לסדר היום הצעה חידוד הפרוטוקול-כולם בעד
הצעה:בפרוטוקול ירשמו עיקרי הדברים ללא התייחסות שמית, אלא אם יש סיבה רלוונטית או שחבר הנהלה ביקש
הצבעה-כולם בעד.
אשרור פרוטוקול ישיבת ההנהלה הקודמת-כולם בעד.
2. אשרור פרוטוקולי ועדות כספים
חוו"ד היועמ"ש:" להנהלה ולחבריה אחריות כוללת על כל הנעשה במינהל בין אם בהנהלה ובין אם בוועדותיה. בין אחריות ישירה ובין אם אחריות עקיפה מה שמכונה אחריות מיניסטריאלית...
התהליך מתבצע כך שהועדות: כספים וכ"א (המורכבות אך ורק מחברי ההנהלה) מחליטות על העניינים שבסמכותן והחלטתן מחייבת אותן ואת ההנהלה ולכן הן רק מאושררות בישיבת ההנהלה הבאה. האפשרויות הן לאשרר להתנגד להחלטה מטען עניני או להימנע... במקרים המתאימים וכל עוד ההחלטה לא יצאה אל הפועל ביטולה על ידי ההנהלה מאיינת את החלטת הועדה.."
רון- אם לא היינו חייבים להצביע אני נגד הצבעות מיותרות, הסיבה שחשוב לשלוח את הפרוטוקולים הוא שחברי ההנהלה יהיו מודעים מה קורה תקציבית, ולתת את היכולת להבין את הדברים שעליהם יש לחברי ההנהלה אחריות.
היתה הערה שהפרוטוקול של ישיבות ועדת כספים מתומצתות יותר וחלק פחות וצריך להרחיב אותן יותר.
אנחנו מפרידים בין כספים לכוח אדם ההתייחסות האישית יכולה לגרום אי נעימות.
בסופו של דבר לפי התקנון אנחנו מחליטים לגבי הועדות את סמכויותיהן והחלטותיהן, אנחנו יכולים לתת או להוריד סמכויות מועדת כספים, יש מסגרת תקציבית שאישרנו לקראת השנה. ונאשר שוב לקראת השנה החדשה, כל דבר ששונה ממה שההנהלה אישרה ונדרש העברת סעיף יעלה מוועדת הכספים להנהלה.
לדוגמא: אם נתנו תקציב מסוים לנוער והשתמשו בתקציב לגיל שלישי זה שינוי במדיניות ולכן נושא זה לא יכוך להשאר בועדת כספים והיא רק ממליצה.
שי- בנושא ביצוע החלטות לפני אשרור- בסוף צריך לעבוד, שיפצנו את הגנים והיה צינור שהתפוצץ וצריך לתת את הכח והאמון לצוות שמבצע ביום יום, אם יש שאלות על ביצוע תקציבי ניתן לפנות אליי.
אישרור פרוטוקולים של ועדת כוח אדם וכספים:
אישור פרוטוקול ועדת כוח אדם/ כספים 29.06.22- כולם בעד
אישור פרוטוקול ועדת כוח אדם/כספים 27.07.22- כולם בעד
אישור פרוטוקול ועדת כוח אדם/כספים 04.08.22- כולם בעד
אישור פרוטוקול ועדת כוח אדם/כספים 16.08.22- כולם בעד
אישור פרוטוקול ועדת כוח אדם/כספים 24.08.22- כולם בעד
אישור פרוטוקול ועדת כוח אדם/כספים 07.09.22- כולם בעד
3. חגיגות המאה.
רון- קיבלנו תקציב- עשינו סקר עם מעל 1000 תושבים ודני סנדרסון נבחר ברוב קולות. ויתקיים גם ניווט ביום שישי.
התקיימו פגישות בנושא יחד עם שי, מלי תמיר ויעל.
שי- מודים לצוות שעבד קשה מאד להצלחת האירוע, בנו 2 במות בעלות של כ200 אלף ש''ח, אירוע ברמה גבוהה מאוד.
ראש העיר משתתף וחברי מועצת העיר שיגיעו
מקווים לקבל תקציב נוסף להמשך החגיגות של שנה הבאה, הולכת לקום ועדה שתדון בכל האירועים, רוצים לקיים סרט תדמית לשכונה ולמינהל, סרטונים קטנים של אנשים משמעותיים מהשכונה, יעשו עיתון ענק שיחולק בתקופת פסח, ועוד כמה אירועים קטנים.
4. הקמת ועדה לקידום נגישות
רון- בעניין המעלית אנחנו צריכים היתר בניה והעניין יכול לקחת זמן.
שי- רות אמרה שהיא תנסה לבדוק.
רון-צריך לתת מענה של נגישות לתושבים אולי ניתן להוסיף כפתרון זמני מעלון. רוצים לקיים ועדה יחד עם התושבים.
יש תושבים שרוצים להשמיע את דעתם ולשמוע את האתגרים.
שי- מאז הפגישה עם התושבים הועלה רעיון עם הספרייה שניתן לשים ספרייה בקומת כניסה לטובת תושבים שיש להם בעיית נגישות, הספרייה תהיה בהובלת תושבים.
מלי- בענייני נגישות יותקן מעלון בבית הועד.
דני- ניתן לשים מעלון שמאפשר למדרגות להתקפל ולאדם שעולה לעמוד והמעלון יעלה אותו.
הוועדה תייצר המלצות.
הצעה- הקמת ועדה לקידום נגישות וייצור המלצות להנהלה בשיתוף תושבים, בראשות רון לרמן.
אישור הקמת ועדת נגישות- כולם בעד.
5. כנס שיתוף תושבים בתוכניות עבודה 2023.
הצוות המקצועי מעוניין לקיים כנס שיתוף ציבור לקראת תוכניוץ עבודה 2023 בשיתוף חברי הנהלה ותושבים
רון- בשבוע הקרוב יתפרסם קובץ גוגל עם רשימת נושאים וניתן יהיה להוסיף נושאים נוספים.
הם נרשמים לאחד הנושאים שהועלו ובכל שולחן יהיה ראש שולחן שמנהל את הדיון.יש שאיפה שיגיעו מאגפי העיריה, גיל שלישי, תרבות, קהילה. ראש השולחן שם את הדברים על סדר היום.
שי- המטרה היא לא תלונות, אלא סיעור מוחות וחשיבה פרודוקטיבית, לשמוע מה מצפים מהשכונה, מחפשים אנשים אקטיביים, ההצלחה אם יהיה שיתוף ציבור עם התושבים בעבודה משותפת.
הילה- צריך לקחת בחשבון שיש סוגיות בוערות שלא נוכל לתת להם פתרון ומענה.
כנס התושבים יתקיים ב29 בנובמבר.
ליאת- להחזיר את האחריות לתושבים.
6. הסבר על תקציב אירועי מורשת ודיון על קווים מנחים לפרסומים
המינהל הקהילתי מקבל תקציבים שונים ביניהם תקציב מהמחלקה למורשת ישראל שהוא תקציב ממשלתי, קיים תקציב שמגיע למינהל ותקציב שמועבר בעזרת המינהל לעמותות בשכונה, בעבר היה כמעט רק בית כנסת אחד שקיבל והמטרה להרחיב כמה שיותר קהילות ולא גוף ספציפי, אם לא נסכים שזה יעבור דרכנו זה יעבור דרך מינהל קהילתי אחר לאותן עמותות, לכן אין הרבה הבדל כשהן אלו שאחראיות על ארגון אכסניה ופרסום של אירוע.
תמיר- האם רב עם בעיות יכול להגיע, השאלה כמה הנהלה יכולה להתערב בענייני כספים, האם היא יכולה למנוע מכסף להיכנס.
שי- הנהלה יכולה לנסות לסרב לתקציבים, לא בטוח שמותר לנו, גם הקהילות המגוונות מקבלות כספים של "גוונים".
רון- אנחנו יכולים להתערב בתוכן כשהוא עובר גבול ומהצד השני יכולים להפיק ולפרסם בעצמנו.
הילה- צריך לפתוח כמה שיותר אירועים לכלל הציבור.
רון- בואו נקבע מהם הקוים המנחים שלנו בפרסום – היו תקלות בפרסום, מהיום אנחנו לא שמים חברי מועצה על פרסומים ולא בטוח שזה בסדר מבחינת תעמולה.
אירועים של המינהל מתקיימים במינהל.
דני- למה אירוע לא יכול להתקיים בבית כנסת.
תמיר- רוצה לחדד, נניח הקפות שניות-יכול להיות שמישהו מהמינהל ירצה לקיים הקפות, אתה רוצה שהמינהל ייקח אחריות על שניהם שיתקיים גם פה וגם בבית כנסת.
רון- אנחנו מבדילים בין אירועים שונים שאנחנו מפיקים ומפרסמים לבין אירועים שקורים בשכונה.
רון- מורשת קרב בבית כנסת, הרבה תושבים לא רצו להגיע בגלל זה.
הילה- אנשים אמרו שנמנעו מלהיכנס לבית כנסת, אם ההרצאה הייתה עם מאפיינים מובהקים יהודים זה היה מובן שיתקיים בבית כנסת, הכניסו דמות שעניינה תושבים והם נמנעו מלהגיע, לא הייתה התאמה בין תוכן ההרצאה להיכן שהיא התקיימה.
דני- יש אירוע של סיום הש''ס- רעיון של בית כנסת, ביצוע שלהם, ברגע שעולה קהילה עם יוזמה המינהל צריך לעודד.
רון- לא כל אירוע, מבחינת המשאבים ניתן לקיים.
הילה- צריך כוח אדם לארגון ופרסום.
דני- כשקורה כזה אירוע צריך שיהיה באזז ושזה יהיה אירוע שכונתי.
רון-אסור למינהל לקיים אירוע בהפרדה.
תמיר- צריכים לשאול את עצמנו איך אנחנו מסייעים לצרכי השכונה, יש ועדת תרבות שחושבת איזה אירועים צריך לקדם.
דני- יש הזדמנות לחבר בין הקהלים לקהילות, אחת הבעיות של השכונות, הקהילות לא מתחברות.
שי- אני מסכים עם תמיר, תפקידנו המקצועי לדאוג לכל האוכלוסיות גם אם זו קבוצה קטנה. המינהל רוצה אנשים אקטיביים ופעילים שיזמו, צריך ליצור את הפעילים כי לא תמיד רכזת התרבות יכולה לעשות כל כך הרבה אירועים במקביל.
הילה- תקציבי מורשת, יש כ20 אחוז תושבים רלוונטיים בשכונה, הם צריכים לקבל שירות כמו אוכלוסיות אחרות .
רון- אוקי לדוגמא סיום הש''ס, אין בעיה שיעבור מהעירייה תקציב כנסת, כל עוד זה לא אירוע מפלה, לא מפריד, לא מביא אג'נדה ולא עושה רעש עד שעות מאוחרות, ואנחנו לא אחראים על פרסום של אירועים שהם לא שלנו, גם ככה בתי הכנסת שעושים אצלם אירועים מפרסמים יותר טוב בלוחות המודעות שלהם וקבוצות הוואטסאפ שלהם.
דני- הפרסום מעיד שאתה נותן מקום לאוכלוסיות שונות, יש עוד גיוון בשכונה, הציבור יבין שאנחנו לא מנותקים.
הילה-המינהל אף פעם לא מעלה פרסומים אם זה לא מיועד לכל התושבים ופתוח.
רון- כדי ליצור קווים מנחים יותר ברורים לפרסום אירועים נעשה פגישה נוספת עם חברי ההנהלה שירצו לקחת חלק לדון בנושא הזה.
7. סקירת פעילויות יו''ר המינהל והצגת התכנון לביקור ראש העיר
קיימנו סיור בגני השבשבת לשיפוצים. הבשורה המרכזית היא שבעזרת איציק נידם יפותח גם השטח בין השבשבות, בלי קשר לבניית מבנה ציבור בשטח זה שלא קשורה לשיפוץ וגם ככה לא תהיה עכשיו.
• ביקור ראש העיר יתקיים ב-26/12 ולאחר מכן תתקיים ישיבת הנהלה ברצף. אנחנו ננסח את הנושאים יחד, יש שני סוגי נושאים:
1. דברים שעלו בפניו ולא נפתרו: גישות, נראות, התקציב שלא מספיק, החצר שנמצאת מחוץ למינהל ויש דיון למי היא שייכת, איוש משרה של שכונה צעירה.
2. דברים שאנחנו רוצים להעלות בפניו פעם ראשונה: את התקן רכזת חינוך שקיבלנו בזמנו רוצים קבוע, הקצאת בינוי במרכז החיים לטובת מורים ורופאים, בית הוועד.
8. סקירת פעילויות מנכ''ל המינהל
הניצוץ- היה אירוע אלים מצד 2 נערים שתקפו אחת מהסיירת הורים, כיוון שעמיר לא היה בארץ ומסיבות שונות הוחלט על ידי העירייה לסגור את הניצוץ עד לקיום דיון מחודש בנושא ללא שיח עם הסיירת המינהל תמך בסיירת.
אני ממליץ להביא עובדים שיציגו ויחברו את חברי ההנהלה לתחומים שקורים במינהל.
ליאת- כדאי בכל ישיבת הנהלה להביא רכז או רכזת תחום מסוים כדי שתהיה להם במה ויוכלו להכיר את הפעילות שלהם במינהל. צריך שתהיה להם במה לכל עובד צריך להקדיש רבע שעה, זו בניה של קבוצה וצוות והדברים האלה מאוד חסרים.
