פרוטוקול ישיבת הנהלה 07.09.2022 במנהל הקהילתי בית הכרם בשעה 19:30
נוכחים:
רון לרמן- יו''ר הנהלה, הילה רונן דבי- מ''מ יו''ר הנהלה, גילת ספייב לביא, תמיר ניר, עמיר סגל, מלי דורון, עדית ג'אנה, עדי לסרי, אריאלה צוויקל הגיעה ב 19:50, ליאת סיקרון הגיעה ב-20:00, דניאל שוקרון הגיע ב20:30, מיכל כרמלי הכהן -עד 21:00.
נוכחים שאינם חברי הנהלה:
חיים דואק- מבקר פנים, אור זכאי- משרד מבקר הפנים, אריה קינג- סגן ראש העיר, אהרון רחמים עוזר של סגן ראש העיר, שי הופמן מנכ''ל המנהל הקהילתי ויונית גולד. חבר וחברות וועדת ביקורת: יעקב פולק, הילה בר הויזמן ויעל ענטר רוסט.
חסרים: ששון שבו, לאה בלס, יפעת אורן.
על סדר היום:
סעיף זמן נושא
1 19:30-19:45 אישור פרוטוקולים
2 19:45-20:20 הצגת דו''ח המבקר
3 20:20-20:50 תוכנית הנגשת ושיפוץ המינהל הקהילתי. כולל סיור בשיפוץ הגנים.
4 20:50-21:00 ועדה פיזית.
5 21:00-21:05 סקירת פעילות ע''י יו''ר המינהל.
6 21:05-21:10 סקירת פעילןת המינהל בתקופה האחרונה- מנכ''ל המינהל.
7 21:10-21:20 הצגת דו''ח מצב ועדות המינהל על ידי יושבי ראש הוועדות.
- שונות
אריה קינג: הגעתי כדי לשמוע על התנהלות המנהל.
1. אישור פרוטוקולים
רון: אישור פרוטוקול ישיבת הנהלה הקודמת מ29/06
בעד- רון, הילה, מלי, תמיר, עדי, גילת, אריאלה, ליאת, דניאל.
נמנע- עדית ועמיר.
החלטה-אושר.
רון: נדון בנושא פרוטוקולי ועדות כוח אדם וכספים.
עמיר: לא קיבלתי שום התייחסות למייל ששלחתי, מה ההצבעה מחייבת אותנו כחברי הנהלה צריך לפרט בפרוטוקול מה היו הסיבות לסיכום ולהחלטות.
רון: ועדות כח אדם וכספים מחליטות כדי ליישם את מדיניות ההנהלה, וחברי ההנהלה מאשרים כדי שהמנהל יוכל להמשיך לתפקד אחרת המנהל יפשוט רגל, קיבלתי את ההערה מעכשיו והלאה נבקש לפרט יותר את החלטות הוועדות.
ליאת:יש דיון יותר עקרוני האם יש סמכות לוועדה לקבל החלטות בשמנו.
רון: כן.
ליאת: כשאני מאשרת את החלטת הוועדה מה זה אומר?
דניאל: וועדת כח אדם זו וועדה רגישה ולכן היא לא פתוחה לחברי ההנהלה, לגבי וועדת כספים אין מניעה שחברי ההנהלה ישתתפו אבל החלטות מקבלים רק חברי הוועדה. הפרוטוקול נועד כדי שתהיה שקיפות ולעדכן את כל חברי ההנהלה כך קובע התקנון.
עדית: לכולם יש אחריות למה שקורה במנהל.
עמיר: מבקש להתעדכן בתאריכי הוועדות כדי שיוכלו להגיע, ומבקש לפרט את הנימוקים בפרוטוקול.
דניאל: נבצע את זה.
עמיר: מבקש שלא יהיה טקס הצבעה אם אין צורך בזה.
דניאל: נבקש בדיקה של היועץ המשפטי.
עמיר: מתנגד לבצע הצבעה.
רון: לא נשנה דברים אחורה אלא מעכשיו והלאה.
אריה: מסביר ונותן דוגמאות על אחריות והמחויבות של חברי ההנהלה, ומזכיר שחברי ההנהלה מבוטחים, תראו את זה כעניין לשיפור.
עמיר: שואל את שי אם המתין לפעול עד לישיבת הנהלה או שכבר פעל בנושאים שהיו.
שי: פעלנו כדי לא לדחות דברים.
דניאל: אם לא סומכים על החלטות הוועדה לא תהיה אפשרות להתקדם.
רון: מי בעד להוריד מסדר היום את הצבעת הפרוטוקולים?
בעד- מלי, תמיר, עדית ועדי.
נגד- אריאלה, ליאת וגילת.
נמנע- אריאלה, ליאת וגילת.
החלטה- לדחות את אישור הפרוטוקולים לישיבה הבאה.
2. הצגת דו''ח המבקר
חיים דואק: מסביר באופן כללי על ביקורת פנים.
עדית: מבררת לגבי התשלום והשכלה.
חיים: העבודה שלנו היא בהיקף של 70 שעות, וההשכלה שלי רו''ח ומנהל עסקים.
אור: מפרטת על ביקורת שנערכה בשנת 2019 על הגנים.
שיע:הוחלט לבצע ביקורת על גני הילדים כיוון שהם מהווים כשליש ממחזור הכספי של המנהל, הנושא שנקבע לבצע ביקורת בשנת 2022 על הרכש כיוון שגם זה נושא חשוב.
אור: מסבירה ומפרטת על הביקורת שנערכה בשנת 2021.
חיים: מסביר על הליקוי שחסר נוהל רשום לגביה ורישום, מציין שההתנהלות והפעילות של המנהל מתבצע באופן תקין.
עמיר: כמה חייבים יש?
שי: נעמי חזרה ונטפל בעניין הנוהל. לגבי החייבים בערך: בשנת 2019- 3000 ש''ח ובשנת 2020- 4000 ש''ח זה סכומים מאוד זניחים, מציין שכל חודש נוצרים חובות חדשים והם מטופלים.
הילה בר הויזמן: מבקשת 2 דוחות ביקורת לשנה הבאה, אחד מהם יהיה על החוגים על מנת לראות שהליקוי תוקן.
תמיר: הכוונה שיהיו 140 שעות.
חיים: צריך לבדוק.
הילה בר הויזמן: צריך להכין תכנית עבודה שוועדת ביקורת ממליצה, בנוסף רוצה לבצע ביקורת על השכר.
רון: נחליט בסוף שנה לפי אפשרויות התקציב שלנו ל2023.
חיים: מסביר שהביקורת נועדה לתת ערך מוסף למנהל.
רון: מודה לחיים, שמח שיש אנשים שעוזרים לנו לקדם את המטרות.
הילה בר הויזמן: שואלת את חיים איך מציג את הדוח.
חיים: בד''כ מראים לחברי ההנהלה את עיקר הממצאים ולא את הדוח כולו אבל אין מניעה להראות את כל הדוח.
עמיר: מעוניין לקבל את כל הדוח.
היל בר הויזמן: זה מאוד חשוב כי אחרת אנשים לא ירצו לשתף פעולה אם השמות והפעולות שלהם יפורסמו ולכן חשוב לשמור על סודיות גם כשהביקורת קשה ולא נעימה.
עמיר: בכל אופן רוצה את הדוח, אפשר להשחיר את הנתונים והשמות.
רון: נבהיר באופן חד משמעי שהנתונים לא יודלפו כדי לקבל קרדיטים, כל חבר הנהלה שירצה יוכל להגיע למזכירות ולמשרד שח שי ולעיין בדו''ח.
3. תוכנית הנגשה ושיפוץ המינהל הקהילתי. כולל סיור בשיפוץ הגנים
רון: מדבר על שיפוץ הגנים מבנה המנהל ישן ויש בעיות של תחזוקה, וגם מבחינת הנראות זה לא מזמין. כבר עכשיו שיפצנו את השירותים והגנים.
שי: העיריה הגדילה את תקציב התב''ר, כדי לסדר את כל המנהל צריך בערך 5 מיליון ש''ח. מסביר ומפרט על השיפוצים שבוצעו- גנים, שירותים, אבנים משתלבות. מציג את השיפוצים העתידים עם תוכניות על המעלית והנראות.
תמיר: שואל לגבי היתרי בניה על המרפסת.
שי: אפשר לבקש בעתיד.
רון: כדי לקדם את עניין היתר בניה צריך שהעירייה תתחייב לממן בינוי גשר והנגשה.
הילה: בדקנו את כל האפשרויות כדי שיהיה ניצול מקסימלי בלי היתר.
תמיר: מבקש בכל אופן להתחיל להגיש היתר בניה.
שי: נוכל לבדק רק לקראת שנה הבאה, אליאסף ביקש שנגיש הצעה לתכנון עבור הקומה השלישית, כדאי לעמוד בזמנים כדי שנקבל את התקציבים בגלל הבחירות.
ליאת: מה הצפי?
שי: נצא למכרז בנובמבר-דצמבר, מקווה שנה הבאה. מדבר ומסביר על עניין המעלית שזה מורכב ומראה את התכנית.
עמיר: השפעת השיפוץ של העובדים פחות מטריד אותי, מה יהיה עם החוגים, האם יש אלטרנטיבה?
שי: אין פתרון כרגע.
מיכל: אולי יעבדו בלילה.
שי: המפקח לא מאשר לבצע עבודות בלילה, זה בעיה.
רון:מסכם על השיפוצים שיהיה מזמין לתושבים ויגדיל את נפח המנהל, המנהל הרוויח מהגנים והשנה הפכנו את המנגנון והשקענו בגנים.
הילה: לא חשבתי שיעמדו בזמני השיפוץ בגני הילדים, מודה לשי.
רון: הצבעה לגבי תוכנית המעלית- מי בעד הקמת המעלית במתווה הנוכחי.
כולם בעד.
החלטה- אושר פה אחד.
4. ועדה פיזית.
רון: עמיר הודיע שהוא מבקש להשעות את עצמו מתפקידו כיו''ר הוועדה.
עמיר: היה לי קשה לעבוד מולכם בלי תיאום, אני מעדיף להישאר בוועדה.
מלי: השכונה עומדת בפני התקפה של בניה, חייבת להיות וועדה פיזית, מבקשת שעמיר יישאר.
רון: צר לי שזה הגיע לפיצוץ, חשוב שנדבר ביננו על הדרך לשפר את שיתוף הפעולה.
עמיר מפסיק את ההשעיה מתפקיד כיו''ר ועדת תכנון בניה ותחבורה.
5. סקירת פעילות ע''י יו''ר המינהל.
רון: חשוב שנעבוד על דברים יחד. ב18/09 נקיים מפגש בבית הוועד עם מני כץ היועץ הארגוני. בהמשך יהיו 2 ישיבות. התושבים יוכלו להשתתף. לקראת סוף שנה תהיה ישיבה של התקציב וכחבר הנהלה יוכל להציג דברים שלו כי המטרה שנכיר את העשייה של כל אחד.
אריאלה: הישיבת הנהלה ברמת בית הכרם הייתה מעולה ממש וחשוב להמשיך בזה.
נוותר על המשך הסקירות עקב השעה המאוחרת.
סיכום סגן ראש העירייה אריה קינג:
אריה: מודה לכל חברי ההנהלה שהגיעו, זה לא מובן מאליו כי כולכם מתנדבים.מכיר את שי כמה שנים מינף את המצב במנהל לב העיר, מודה לשי. וועדה פיזית שעובדת נכון יכולה להשפיע, תפקידי כסגן להעצים אתכם.
ליאת: קרה כאן תהליך בריא, צריך לצאת בתחושה שנעשה תהליך של הבהרות.
אריה: מבקש מכולם ללמוד מהוותיקים. מצפה לשקיפות כלפי הציבור וזה מעצים את המנהל, לבדוק איך מגיעים לאנשים שלא מדברים עברית איך מגיעים לאוכלוסיות שלא מגיעים למנהל, ולשלב אותם בפעילויות במנהל. מעלה נקודה של גיוס כספים ממקורות שאינם עירוניים. לגבי המעלית- לא להזדרז מידי בעבודות לשים לב איך לבצע באופן שהפגיעה תהיה נמוכה. בנושא השומר והגדר של בית ספר זיו- למה לא הועלה לישיבת הנהלה?
שי: ממתינים לתוכניות של הגדר מהביטחון כדי להציג לחברי ההנהלה כמו ששרון ביקש מהם.
אריה: למה אין מתקנים סולאריים על גג האולם?
שי: אין אפשרות לעשות על הגג.
אריה: תגבשו עמדה לגבי הגג ותגישו לעירייה.
שי: מספר על תוכנית עמיתים לנוער יש פיילוט ב6 אזורים בארץ ואנחנו נבחרנו, מודה לאריה.
