נוכחים: רון לרמן - יו"ר, הילה רונן דבי, ששון שבו, לאה בלס (עד 19:55), מלי דורון, עדית ג'אנה, ליאת סיקרון, מיכל כהן כרמלי, גילת ספייב (מ-19:56), עמיר סגל (מ-20:00) ,דניאל שוקרון (מ-20:40).
לא נוכחים: אריאלה צוויקל , יפעת אורן, , תמיר ניר, נילי רונן לוי.
נוכחים שאינם חברי הנהלה: שי הופמן - מנכ"ל, מקס ספטר – רכז ספורט, הודיה רונן – רכזת עמיתים, רוני ישראלי רו"ח, נעמי סלינג'ר-מנהלת כספים, יונית גולד.
על סדר היום:
|
סעיף |
זמן |
נושא |
|
- |
19:00-19:30 |
סיור במתחם הנינג'ה החדש ועדכון על השיפוץ במנהל. |
|
1 |
19:30-19:40 |
אישור פרוטוקולים. |
|
2 |
19:40-20:00 |
הכרות הנהלה עם שני עובדים. |
|
3 |
20:00-20:25 |
אישור דו"ח שנתי. |
|
4 |
20:25-20:30 |
אישור רואה חשבון לשנת 2023. |
|
5 |
20:30-20:45 |
דמי שימוש במתחמי המנהל. |
|
6 |
20:45-21:00 |
סעיפי תקציב לאישור-אפליקציית "לזוז", הסמכת ועדת כספים לסעיפים עתידים. |
|
7 |
21:00-21:30 |
תכנית שיפור-בדגש על התנהלות וועדות והגדלת מענים לתושבים. |
סיור במתחם הנינג'ה החדש ועדכון על השיפוץ במנהל:
בתאריך 1.7.23 מתחילים בשיפוץ נגישות – בנית מעלית, בשבוע הבא יתקיים פגישה בין המנהל הקהילתי לחברת מוריה שהינה אחראית על בניית מעלית. לאור זה גן אחד יעבור למבנה המעון ושני גנים נוספים יעברו למבנה הניצוץ, המנהל פועל להתאמת מבנה הניצוץ לקליטת הגנים.
שיפוץ נראות – המנהל הקהילתי הוציא מכרז, השבוע היה סיור קבלנים ועד יום חמישי הבא הקבלנים שמעוניינים לבצע את העבודה צריכים להחזיר את המעטפות. נבחר מפקח שיוביל את הפרויקט הוא יבחן את ההצעות של הקבלנים, יבדוק את טיב עבודתם, ולפי זה יבחר הקבלן.
שיפוץ חצרות הגנים – התקבל כסף מעיריית ירושלים, ולפי הערכה המנהל הקהילתי יצטרך להוסיף סכום מעבר לתב"ר שהתקבל בסך כ- 150,000 ₪.
-
• לאה בלס המנחה האזורית וחברת הנהלת המינהל מטעם החברה למתנ"סים נפרדת מההנהלה בעקבות התקדמות בתפקיד.
-
1. אישור פרוטוקולים
אישור פרוטוקול ישיבת הנהלה 10.5.23:
הצביעו בעד - רון לרמן, הילה רונן דבי, ששון שבו, מלי דורון, ליאת סיקרון, מיכל כהן כרמלי.
נמנעת - עדית ג'אנה.
אשרור פרוטוקול ועדת כספים 10.5.23 (המשך חוזה בית הועד, בייבי בלט, חברת ניקיון ונוספים):
הצביעו בעד - רון לרמן, הילה רונן דבי, ששון שבו, מלי דורון, ליאת סיקרון, מיכל כהן כרמלי.
נמנעת - עדית ג'אנה.
הצעת לייעול הליך אישור פרוטוקולים של ישיבות הנהלה - על מנת להוריד עומס ובירוקטריה פרוטוקול ישיבת הנהלה ישלח במייל בהקדם לאחר ישיבת ההנהלה, ההנהלה תאשר במייל חוזר וכאשר הפרוטוקול יאושר הוא יעלה מיד לאתר האינטרנט:
הצביעו בעד - רון לרמן, הילה רונן דבי, ששון שבו, ליאת סיקרון, מיכל כהן כרמלי.
נמנעת - מלי דורון, עדית ג'אנה.
לא הצביעו - גילת ספייב, עמיר סגל.
-
2. הכרות הנהלה עם שני עובדים
מקס ספטר רכז ספורט סקר והציג מול חברי ההנהלה את תפקידו, חוגי ספורט מגוונים המתבצעים במנהל לכלל שכבות הגילאים, פעילויות בשיתוף גורמים חיצוניים.
הודיה רונן רכזת עמיתים (למתמודדדים נפשית) הציגה מול חברי הנהלה את תפקידה, הצורך והפניות שמתקבלות בשכונת בית הכרם, שילוב של העמיתים בקהילה ופעילויות שונות - סינמה נפש, הסברות, תערוכות ועוד.
-
3. אישור דו"ח שנתי
עמיר מבקש לפני הצגת הדו"ח לקבוע דיון נוסף שבוע הבא והצבעה רק אחריו.
עולה להצבעה - שבוע הבא ככל שיהיה צורך להעלות שאלות ובהתאם לזמינות רואה החשבון נקבע ישיבת זום קצרה לפני אישור הדו"ח - בעד פה אחד.
הדוח לשנת 2022 הוצג ע"י רו"ח רוני ישראלי בהשוואה לשנת 2021, הדוח נערך ע"פ תקנות של לשכת רו"ח. ע"פ נתוני הדוח קיימת עליה בפעילויות ובחוגי המנהל. הכנת הדוח כללה ביקורת ודרישות מסמכים שהתקבלו ממחלקת כספים באופן מסודר וברור.
ועדת ביקורת בדקה את הדוח והמליצה לאשר.
נערכה ביקורת במנהל הקהילתי ע"י החברה למתנ"סים בתחום כספים וכח אדם, תוצאות הביקורת תקינות.
לא התבצעה הצבעה לאישור דוח לשנת 2022 - נדחתה לשבוע הבא.
-
4. אישור רואה חשבון לשנת 2023
הצבעה: אישור רו"ח רוני ישראלי לשמש כרואה חשבון של המנהל הקהילתי בית הכרם בשנת 2023:
בעד: רון לרמן, הילה רונן דבי, ששון שבו, מלי דורון, ליאת סיקרון, מיכל כהן כרמלי, עדית ג'אנה, גילת ספייב, עמיר סגל, דניאל שוקרון.
-
5. דמי שימוש במתחמי המנהל
נדון בישיבת הנהלה הבאה
-
6. סעיפי תקציב לאישור-אפליקציית "לזוז", הסמכת ועדת כספים לסעיפים עתידים
אפליקציית "לזוז" - התנהלות רישום מגרשי הטניס של המנהל הקהילתי מיושנת גם ברישום וגם בפתיחת וסגירת השערים, לאחר בירור מקיף בנושא עלתה הצעה של אפליקציית "לזוז" שמאפשרת להזמין מגרשי טניס דרך אפליקציה, התשלום מתבצע דרכם, בנוסף בניית שערים שינעלו ויפתחו באופן אוטומטי ע"פ ההזמנות. הבירור נעשה מול מדריכי טניס, וגופים שונים שמשתמשים באפליקציה.
סעיפים עתידיים-
-
• חשמל – התקבל דוח חשמל הכולל תקלות בתשתיות ובחדר חשמל הערכה של כ- 150,000 ₪.
-
• שיפוץ נראות – אנחנו לא יודעים לאיזה תקלות נחשף במהלך השיפוץ.
-
• צנרת – קיימת סתימה באחד הגנים שנובע מצינור ישן, צינור זה משותף עם בי"ס זיו מנח"י מודעים לכך, העניין בבדיקות.
-
• גינון – הוספה של צמחים סביב מבנה המנהל הערכה של כ- 20,000 ₪.
-
• מעבר גנים וצוות במהלך השיפוץ – יש לזה משמעות כלכלית.
-
• רכזת גיל הרך – קיימת בקשה לתוספת בשכר מעל התקציב שקיים.
-
• בית הועד
-
• פרסום
אישור של המלצת ועדת כספים לאפליקציית "לזוז":
בעד: רון לרמן, הילה רונן דבי, ששון שבו, ליאת סיקרון, מיכל כהן כרמלי, עדית ג'אנה, גילת ספייב, עמיר סגל, דניאל שוקרון.
אישור להסמיך את ועדת כספים לאשר תוספת של המנהל הקהילתי בגין שיפוץ חצרות הגנים מעבר לתב"ר של עד 150,000 ₪:
בעד: רון לרמן, הילה רונן דבי, ששון שבו, ליאת סיקרון, מיכל כהן כרמלי, עדית ג'אנה, גילת ספייב, עמיר סגל, דניאל שוקרון.
נדון על הסעיף הבא - תוכנית השיפור בישיבת ההנהלה הבאה.